ในยุคที่ Software กลายเป็น ค่าใช้จ่ายรายเดือน/รายปี (OpEx) เหมือน “ค่าสมาชิกฟิตเนส” ความท้าทายของผู้บริหารไม่ใช่การหาเงินมาซื้อก้อนใหญ่ แต่คือการตรวจสอบว่า

“เรากำลังจ่ายเงินให้คนที่ไม่ได้เข้ายิมอยู่หรือเปล่า?”

สำหรับองค์กรที่มีทีมออกแบบและวิศวกรรม การบริหาร License ของ Autodesk ( หรือ ซอฟต์แวร์ SaaS อื่นๆ ) ให้คุ้มค่าทุกบาท ทุกสตางค์ มีกลยุทธ์สำคัญที่ผู้บริหารควรนำมาใช้ ดังนี้

1. ทำ User Segmentation: อย่าให้ทุกคนขับ Ferrari  

ความผิดพลาดที่เปลืองงบที่สุดคือการเหมาซื้อตัวท็อป (Full AutoCAD) ให้กับทุกคนในออฟฟิศ ทั้งที่ความต้องการใช้งานต่างกัน

• The Creator (คนเขียนแบบหลัก): กลุ่มนี้ต้องใช้ฟีเจอร์ครบ 3D, LISP, Express Tools → จัด AutoCAD (Full Version) ให้
• The Drafter (คนเขียน 2D): หากงานส่วนใหญ่คือเขียนแบบ 2 มิติ ไม่ได้ขึ้นโมเดล 3D → จัด AutoCAD LT (ราคาถูกกว่าประมาณ 3-4 เท่า) ก็เพียงพอแล้ว
• The Reviewer (PM/ผู้บริหาร/QS): หากต้องการแค่เปิดดูแบบ วัดระยะ หรือพล็อตงาน ไม่ได้แก้ไขเส้น → ใช้ DWG TrueView (ของฟรี!) หรือใช้ AutoCAD Web ก็พอ ไม่จำเป็นต้องซื้อ License แพงๆ

2. บริหารจัดการ “Named User” ให้หมุนเวียน (Active Management)  

ปัจจุบัน Autodesk เปลี่ยนระบบจาก Network License (แบ่งกันใช้) มาเป็น Named User (ระบุตัวบุคคล 1 คนต่อ 1 สิทธิ์) ทำให้เราแชร์สิทธิ์กันยากขึ้น แต่เรายังบริหารได้ :

• Unassign ทันทีที่ว่าง: เมื่อพนักงานลาออก หรือย้ายแผนกที่ไม่ได้ใช้โปรแกรม แอดมินต้องถอดสิทธิ์ (Unassign) ทันที เพื่อนำโควตานั้นไปให้พนักงานใหม่หรือคนอื่นใช้ต่อ อย่าปล่อย License ค้างไว้กับอีเมลที่ไม่มีคนใช้ (Zombie Account)
• Project-Based Allocation: หากมีฟรีแลนซ์หรือทีมชั่วคราว ให้ซื้อ License แบบรายเดือน (Monthly) แทนรายปี เพื่อความยืดหยุ่น จบโปรเจกต์ก็หยุดจ่าย

3. ตรวจสอบการใช้งานจริง (Usage Report)  

ในหน้า Admin Console ของ Autodesk จะมีฟีเจอร์ที่เรียกว่า Seat Usage Reporting

• ผู้บริหารควรมอบหมายให้ฝ่าย IT หรือจัดซื้อ พิมพ์รายงานนี้มาดูทุกไตรมาส
• Key Metric: ดูว่าใครที่มี License แต่ไม่ได้เปิดโปรแกรมเลยเกิน 30 วัน? (Inactive Users)
• Action: เข้าไปคุยกับคนนั้นว่ายังจำเป็นต้องใช้ไหม? ถ้าไม่ ให้ดึง License กลับ

4. ระวังกับดัก “Compliance” (ลิขสิทธิ์ต้องแม่น)  

แม้จะเป็นระบบเช่าใช้ แต่บางบริษัทยังเผลอลงเวอร์ชันเถื่อนผสม หรือลงเกินจำนวนสิทธิ์

• ความเสี่ยง: ปัจจุบันโปรแกรมมีการส่งข้อมูลกลับ (Call Home) หาก Autodesk ตรวจพบว่ามีการใช้งานละเมิดลิขสิทธิ์ใน IP Address ของบริษัท ท่านอาจได้รับจดหมายเชิญให้ “ตรวจสอบภายใน” (Audit) ซึ่งมักจบลงด้วยการต้องจ่ายค่าปรับหรือถูกบังคับซื้อ License เพิ่มในราคาเต็ม
• นโยบาย: ต้องชัดเจนว่า “ห้ามลง Crack ในเครื่องบริษัทเด็ดขาด” แม้จะเป็นเครื่องของเด็กฝึกงานก็ตาม

5. รวมศูนย์การจัดซื้อ (Centralized Procurement)  

อย่าปล่อยให้แต่ละแผนกต่างคนต่างซื้อ ตัดบัตรเครดิตกันเอง เพราะจะทำให้เรามองไม่เห็นภาพรวม (Invisible Cost) และเสียอำนาจการต่อรอง

การรวมซื้อทีเดียวจำนวนมาก (Volume Licensing) มักจะได้ส่วนลดจากตัวแทนจำหน่าย (Re-seller) มากกว่าการทยอยซื้อทีละ License

บทสรุป 

หัวใจของการบริหาร License ในยุค SaaS คือ “Visibility” (การมองเห็น) ครับ ถ้าผู้บริหารรู้ว่าใครใช้อะไร ใช้น้อยหรือใช้มาก เราจะสามารถตัดไขมันส่วนเกินออกไปได้มหาศาล เปลี่ยนงบที่รั่วไหลให้กลายเป็นกำไรของบริษัทได้ทันที